Mediazione

La mediazione è un procedimento di risoluzione delle controversie in cui un terzo imparziale, il Mediatore, facilita le trattative tra le Parti in lite per aiutarle a raggiungere un accordo. Diversamente dal Giudice o dall'Arbitro, il Mediatore non prende decisioni: prerogativa, quest'ultima, di esclusiva competenza delle Parti.

Caratteristiche

La centralità delle Parti e dei loro interessi specifici è la principale caratteristica della mediazione. Il procedimento, infatti, non si propone di ricercare la soluzione giusta secondo la legge quanto, piuttosto, di costruire soluzioni idonee a soddisfare gli interessi delle Parti in lite, nel rispetto delle norme imperative e dell'ordine pubblico. La creatività è, pertanto, un'abilità importante nell'attività professionale del Mediatore.

Spesso la mediazione viene concepita come una modalità “pacifista” di risolvere le liti attraverso il dialogo. Eliminare rancori, ire e risentimenti, attivando la comunicazione e la collaborazione tra Parti in forte contrasto interpersonale, è certamente un auspicio per qualsiasi Mediatore. In realtà, però, lo scopo della mediazione è alquanto “individualistico” per i suoi protagonisti, le Parti, che tendono a realizzare i propri interessi specifici. Se l'interesse è quello di ristabilire un dialogo, gli sforzi del Mediatore saranno rivolti in quella direzione; viceversa, la sua presenza consentirà di trovare un assetto agli interessi contrastanti anche senza attivare una comunicazione diretta tra le Parti. Il procedimento, pertanto, potrà avere obiettivi diversi come diversi sono i soggetti e i loro interessi.

La mediazione offre alle Parti la possibilità di:

1. esprimere le proprie posizioni;
2. chiarire equivoci;
3. determinare sottostanti interessi e/o preoccupazioni;
4. individuare rischi ed opportunità;
5. trovare spazi di intesa;
6. integrare le soluzioni emerse in un accordo reciprocamente soddisfacente.

Contrariamente a un giudizio in Tribunale, dove la forma e la correttezza del processo sono fondamentali, la mediazione è caratterizzata da informalità e flessibilità. Tali connotati specifici del procedimento consentono di concentrare l'attenzione sul risultato, che ne diventa invece centrale.

È consigliabile ricorrere alla mediazione

Articolo 1 — Disposizioni generali

Il presente Regolamento disciplina i procedimenti di mediazione amministrati dalla ADR Company, in proseguo denominata anche “Organismo”. Il Regolamento si applica quando: a) le Parti avviano la mediazione volontariamente; b) il ricorso alla mediazione è ordinato dal Giudice; c) l'obbligo di tentare la mediazione sorge a norma di legge o in forza di clausola contrattuale/statutaria.

Lingua del procedimento. La lingua del procedimento è quella dell'istanza di mediazione, salvo diverso accordo tra le Parti.

Luogo del procedimento. Il luogo del procedimento è quello indicato nell'istanza di mediazione, salvo diverso accordo tra le Parti.

Termini e durata del procedimento. Il procedimento di mediazione ha una durata non superiore a 3 (tre) mesi, salva diversa volontà delle Parti. Il termine decorre dalla data di deposito dell'istanza di mediazione presso l'Organismo.

Assistenza e rappresentanza in mediazione. Le Parti sono tenute a partecipare al procedimento di mediazione personalmente. Le stesse possono essere assistite da legali e/o consulenti di propria fiducia. Persone diverse dai legali e/o consulenti di fiducia partecipano al procedimento con il consenso di tutte le Parti. Quando la Parte non partecipa al procedimento personalmente, il suo rappresentante dichiara di disporre dei necessari poteri per assumere decisioni in nome e/o per conto della parte rappresentata. Il Mediatore e/o l'Organismo si riservano di richiedere al rappresentante, in qualsiasi momento, documentazione comprovante il possesso dei poteri dichiarati.

Comunicazioni. ADR Company effettua le comunicazioni alle Parti nelle modalità che le stesse dichiarano di preferire. In assenza di indicazioni, l'Organismo invia le comunicazioni nelle modalità ritenute più idonee. In caso di rappresentanza, le comunicazioni sono effettuate al rappresentante, salva diversa volontà della parte rappresentata. L'Organismo non può essere ritenuto responsabile del mancato ricevimento delle comunicazioni nei casi di errata indicazione dei recapiti. È cura delle Parti informare e/o aggiornare l'Organismo sulle eventuali variazioni dei contatti. L'invio di documentazione e/o comunicazioni al Mediatore può essere effettuato esclusivamente per il tramite dell'Organismo.

Articolo 2 — Avvio del procedimento

Chi intende avviare un procedimento di mediazione è tenuto a depositare istanza scritta (“Istanza di mediazione”) presso ADR Company. La Parte istante può scegliere di redigere l'istanza sul modulo di ADR Company ovvero in forma libera. L'istanza redatta in forma libera dovrà contenere i dati identificativi ed i recapiti della parte istante e suo eventuale rappresentante, i dati identificativi ed i recapiti delle parti da invitare in mediazione, la descrizione della lite con l'indicazione dell'oggetto della controversia e delle proprie ragioni, il consenso al trattamento dati.

All'istanza dovrà essere allegata la seguente documentazione:

1. Copia del documento di identità della parte istante e del suo eventuale rappresentante;
2. Copia della ricevuta di pagamento delle spese di avvio e di corrispondenza, effettuato a mezzo bonifico bancario alle seguenti coordinate:

3. Copia del provvedimento del Giudice, nel caso in cui sia l'Autorità Giudiziaria a demandare le Parti in mediazione, oppure copia del contratto/statuto nel caso in cui la mediazione sia avviata in forza di clausola contrattuale/statutaria.

Si consiglia di non depositare altra documentazione in fase di avvio, che potrà essere prodotta successivamente in mediazione. La parte istante è tenuta ad indicare la documentazione riservata al solo Mediatore e che, pertanto, non potrà essere consultata dall'altra Parte. In mancanza di indicazioni la documentazione sarà disponibile per la consultazione.

Il deposito dell'istanza può essere effettuato in modalità elettronica (piattaforma ODR dell'Organismo, a mezzo PEC e/o e-mail) oppure brevi manu o via posta ordinaria presso una delle sedi dell'Organismo. ADR Company conferma l'avvenuto deposito a seguito di controllo della sua completezza. Nel caso di istanza incompleta, l'Organismo invita la Parte ad integrare e/o porre rimedio ai rilievi riscontrati. Soltanto a ricevimento di istanza completa la stessa potrà considerarsi regolarmente depositata.

Articolo 3 — Adesione al procedimento

Chi intende partecipare ad un procedimento di mediazione avviato è tenuto a depositare domanda scritta (“Domanda di adesione”) presso ADR Company. La parte aderente può redigere la domanda sul modulo di ADR Company ovvero in forma libera. La domanda in forma libera dovrà contenere i dati identificativi del procedimento a cui si intende aderire, i dati identificativi ed i recapiti della parte aderente e suo eventuale rappresentante, le proprie ragioni ed il consenso al trattamento dati.

Alla domanda di adesione dovrà essere allegata la seguente documentazione:

1. Copia del documento di identità della parte aderente e del suo eventuale rappresentante;
2. Copia della ricevuta di pagamento delle spese di avvio, effettuato a mezzo bonifico bancario alle seguenti coordinate:

Consigliamo di non depositare altra documentazione in fase di adesione, che potrà essere prodotta successivamente in mediazione. La parte aderente è tenuta ad indicare la documentazione riservata al solo Mediatore. In mancanza di indicazioni la documentazione sarà disponibile per la consultazione.

Il deposito della Domanda di adesione può essere effettuato in modalità elettronica (piattaforma ODR, PEC e/o e-mail) oppure brevi manu o via posta ordinaria presso una delle sedi dell'Organismo. ADR Company conferma l'avvenuto deposito della domanda di adesione. La partecipazione all'incontro di mediazione senza formale domanda di adesione equivale ad adesione tacita.

Articolo 4 — Nomina del Mediatore

Il Responsabile dell'Organismo nomina il Mediatore tra i professionisti accreditati presso ADR Company. L'Elenco dei mediatori accreditati è pubblico ed è consultabile sul sito web dell'Organismo ovvero presso le sue sedi. In assenza di accordo tra le Parti sul Mediatore da nominare, la sua designazione è effettuata dall'Organismo sulla base dei seguenti criteri:

1. Luogo di svolgimento del procedimento;
2. Competenza specialistica del Mediatore (desunta anche dalla tipologia di laurea universitaria posseduta) in relazione al caso specifico;
3. Disponibilità del Mediatore ad assumere l'incarico.

A parità di condizioni si applica il criterio della turnazione. Il Mediatore designato dichiara la propria indipendenza ed imparzialità in relazione al caso specifico ovvero comunica le circostanze ostative all'accettazione dell'incarico. Nell'ipotesi di forza maggiore o impossibilità del mediatore nominato a prestare la propria attività, il Responsabile dell'Organismo provvede alla sua sostituzione. Il nominativo del Mediatore è comunicato alle Parti.

Articolo 5 — Primo incontro di mediazione

Entro 30 (trenta) giorni dalla data di deposito dell'istanza, e salva diversa volontà delle Parti, l'Organismo fissa un incontro di mediazione preliminare per consentire alle Parti di decidere, in maniera consapevole ed informata, sulla opportunità di intraprendere, in relazione al caso specifico, un percorso di mediazione. Durante il primo incontro il Mediatore:

1. verifica la possibilità di svolgere l'incontro in modo effettivo (con la partecipazione delle Parti o di loro rappresentanti muniti dei necessari poteri decisionali);
2. illustra alle Parti le caratteristiche della mediazione e le ragioni del primo incontro, facilitando l'elaborazione di un'analisi costi-benefici di una soluzione conciliativa in relazione al caso specifico;
3. invita le Parti a decidere sulla possibilità di procedere con lo svolgimento della mediazione ed, in caso positivo, concorda termini e modalità. Il consenso delle Parti a procedere può essere reso per iscritto.

Dell'impossibilità di svolgere l'incontro in modo effettivo, il Mediatore dà atto nel verbale di mancato accordo.

Articolo 6 — Svolgimento della mediazione

La mediazione si svolge in uno o più incontri informali con le modalità ritenute più idonee dal Mediatore o concordate con le Parti. Il Mediatore aiuta le Parti ad individuare le questioni controverse, a sviluppare opzioni, a considerare le alternative e cercare, quindi, di raggiungere un accordo. Gli incontri possono avere luogo in conferenza personale, in teleconferenza, videoconferenza o altre modalità concordate. Il Mediatore sente le Parti congiuntamente e, qualora ne ravvisi l'opportunità, anche in sessioni separate. Le Parti cooperano in buona fede fornendo tutte le informazioni e la documentazione richieste.

Richieste di sopralluogo. Il Mediatore può effettuare sopralluoghi su richiesta delle Parti. Per trasferimenti oltre il territorio del comune ove è ubicata la sede dell'Organismo, le relative spese di viaggio sono a carico della Parte richiedente.

Verbale informale di incontro. Gli incontri possono essere accompagnati dalla redazione, a cura del mediatore, di verbali informali. Per garantire la riservatezza, nessuna copia di tali verbali può essere rilasciata alle Parti. La loro redazione è a discrezione del Mediatore e funge principalmente da promemoria.

Nomina di esperti. Le Parti possono richiedere all'Organismo la nomina di esperti e/o consulenti per problematiche di natura tecnico-specialistica. Se richiesto dal mediatore e con il consenso delle Parti, l'esperto può partecipare agli incontri per rendere chiarimenti sul proprio elaborato peritale. Le spese degli esperti sono a carico delle Parti. ADR Company mette a disposizione un proprio Albo di Consulenti ed Esperti con relative tariffe.

Articolo 7 — Proposta del Mediatore

In qualunque momento del procedimento, il mediatore formula una proposta di conciliazione se le Parti gliene fanno concorde richiesta. L'Organismo trasmette la proposta alle Parti, le quali fanno pervenire per iscritto entro 7 (sette) giorni, salvo proroghe, l'accettazione — anche parziale — o il rifiuto della proposta. In mancanza di risposta nel termine, la proposta si ha per rifiutata. Salvo diverso accordo delle Parti, la proposta non può contenere alcun riferimento alle dichiarazioni rese dalle Parti nel corso del procedimento.

Articolo 8 — Conclusione del procedimento

Verbale di Accordo. Se la conciliazione riesce, il Mediatore forma processo verbale di accordo. Il testo dell'accordo e/o della proposta è allegato al verbale per farne parte integrante. Il processo verbale è sottoscritto dalle Parti, dai loro eventuali assistenti e dal mediatore, il quale certifica l'autografia delle sottoscrizioni.

Verbale di Mancato Accordo. Se la conciliazione non riesce, il Mediatore forma processo verbale di mancato accordo, dando atto dell'eventuale mancata partecipazione di una o più Parti e delle modalità della loro convocazione. Eventuale proposta del mediatore è allegata al verbale. Il verbale è sottoscritto dalle parti presenti, dai loro assistenti e dal mediatore, il quale certifica l'autografia delle sottoscrizioni o l'impossibilità di sottoscrivere.

Il processo verbale è depositato presso la segreteria dell'Organismo e di esso è rilasciata copia alle parti che la richiedono; il verbale di accordo è rilasciato in originale. Il rilascio del verbale è subordinato al pagamento delle spese di mediazione. Al termine del procedimento a ciascuna parte è consegnata la scheda per la valutazione del servizio di mediazione offerto dall'Organismo.

Articolo 9 — Privacy e riservatezza

Le dichiarazioni e le informazioni da chiunque acquisite durante la mediazione sono coperte da riservatezza. Le dichiarazioni/informazioni assunte dal mediatore nelle sessioni separate hanno carattere confidenziale, salva diversa volontà della parte dichiarante. L'Organismo effettua il trattamento dei dati, inclusi quelli sensibili e giudiziari, in conformità agli obblighi di legge, ai regolamenti comunitari e alle prescrizioni del Garante per la protezione dei dati personali. I dati raccolti potranno essere accessibili al Ministero della Giustizia per finalità di vigilanza ovvero collegate e/o strumentali alla rilevazione e monitoraggio statistico.

Gli atti del procedimento sono custoditi in modalità cartacea e telematica in apposito fascicolo (fascicolo del procedimento), debitamente registrato e numerato nell'ambito del Registro degli Affari di Mediazione (RAM). Le parti hanno diritto di accesso alla propria documentazione depositata e/o a quella della controparte, se non riservata. L'Organismo conserva copia degli atti dei procedimenti trattati per un triennio dalla data della loro conclusione.

Articolo 10 — Tariffe ed esenzioni

I costi del servizio di mediazione sono specificati nella Tabella delle Tariffe, parte integrante del presente Regolamento (Allegato 1), e comprendono le spese di avvio del procedimento e le spese di mediazione. Gli importi indicati nella Tabella si intendono per parte. Quando più soggetti rappresentano un unico centro di interessi, si considerano un'unica parte.

• Le spese di avvio sono indicate in Tabella alla colonna A e sono dovute dalla Parte istante al momento del deposito dell'Istanza di mediazione e dalla Parte aderente al momento della sua adesione al procedimento. Sono inoltre a carico delle parti eventuali spese di corrispondenza.
• Le spese di mediazione dipendono dal valore della lite e dall'esito del procedimento e sono indicate in Tabella alla colonna B. Sono dovute da ciascuna parte solo nei seguenti casi: 1) successo della mediazione (Accordo); 2) insuccesso della mediazione oltre il primo incontro (Mancato Accordo).

Le spese di mediazione non sono dovute nel caso di mancato accordo all'esito del primo incontro. Le spese di mediazione non sono dovute dalla Parte ammessa al patrocinio a spese dello Stato.

Il valore della lite è quello indicato nell'istanza di mediazione. Qualora il valore risulti indeterminato, indeterminabile o vi sia una notevole divergenza tra le Parti sulla sua stima, ADR Company decide il valore di riferimento ai sensi di legge e lo comunica alle Parti. Se all'esito del procedimento il valore risulti diverso, l'importo delle spese di mediazione è dovuto secondo il corrispondente scaglione di riferimento. Al procedimento si applicano le tariffe in vigore al momento del deposito dell'istanza di mediazione presso l'Organismo.

Spese di avvio + acconto spese di mediazione

Dovuto, dalla Parte Istante, all'avvio del procedimento, unitamente alle spese di corrispondenza pari a:

€ 8,00 — per ogni parte da invitare in mediazione a mezzo raccomandata

€ 2,00 — per ogni parte da invitare in mediazione a mezzo PEC

Dovuto, dalla Parte Aderente, all'adesione al procedimento.

Saldo spese di mediazione (eventuale)

Dovuto, da entrambe le parti, all'esito del procedimento e solo quando la mediazione continua oltre il primo incontro.

Nessun saldo è dovuto se la mediazione termina senza accordo all'esito del primo incontro.

In caso di accordo è dovuto il saldo con le seguenti maggiorazioni

Il valore della lite è determinato a norma del codice di procedura civile ed è indicato, dall'istante, nella domanda di mediazione. Se, all'esito del procedimento, il valore risulta diverso, l'importo della spesa di mediazione è dovuto secondo il corrispondente scaglione di riferimento.